Datenschutzerklärung

Version 1.1, Stand 16. September 2026

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website klingl.at, das klingl-Portal und den klingl-Telefonassistenten. Sie beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wozu, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange. Sie ist in drei Teile gegliedert, weil drei Gruppen von Personen betroffen sind: Besucher der Website (Teil A), Betriebe mit Portalkonto (Teil B) und Menschen, die bei einem Betrieb anrufen und dort vom Telefonassistenten abgehoben werden (Teil C). Teil D gilt für alle.

Verantwortlicher

because we care GmbH, Gaisbergstraße 36F, 5020 Salzburg, Österreich Mail: datenschutz@because-we.care Geschäftsführung: Mag. (FH) Andreas Gruber

Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nicht bestellen und haben keinen bestellt.

Kurzfassung

Wir speichern kein Telefongespräch als Aufzeichnung. Der Assistent sagt in jedem Gespräch, dass er eine KI ist. Das Portal läuft auf Servern in der EU, der Telefonassistent auf einem Server in Österreich, die Sprachverarbeitung findet in der Europäischen Union und im Vereinigten Königreich statt. Auf der Website gibt es keine Werbe-Tracker. Wenn sich das ändert, fragen wir vorher über den Cookie-Hinweis.

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Teil A: Besuch der Website klingl.at

A.1 Server-Protokolle

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendig deine IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem. Zweck ist die Auslieferung der Seite, die Fehlersuche und die Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Protokolle werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

Hosting-Anbieter: Lovable (Lovable Labs Incorporated) mit der Datenbank-Plattform Supabase, Rechenzentrum in der EU (AWS, Region Irland). Mit beiden Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge.

A.2 Cookies und ähnliche Techniken

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies und Speichereinträge ein:

Anmeldesitzung des Portals (nur nach Anmeldung): hält dich eingeloggt, Laufzeit der Sitzung. Cookie-Einstellung: merkt sich deine Wahl im Cookie-Hinweis, zwölf Monate. Registrierungs-Zwischenstand: merkt sich bis zur Bestätigung deiner Mail-Adresse, dass du die Nutzungsbedingungen angenommen hast, wird danach gelöscht.

Rechtsgrundlage für notwendige Cookies ist § 165 Abs. 3 TKG 2021 in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Für diese Cookies brauchen wir keine Einwilligung.

Statistik- und Marketing-Cookies setzen wir derzeit keine. Sollten wir Reichweitenmessung oder Werbe-Werkzeuge (zum Beispiel von Google oder Meta) einführen, laufen diese erst, nachdem du im Cookie-Hinweis ausdrücklich zugestimmt hast (§ 165 Abs. 3 TKG 2021, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Deine Wahl kannst du jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß ändern oder widerrufen. Welche Dienste in welcher Kategorie laufen, steht dann im Cookie-Hinweis selbst; diese Datenschutzerklärung wird gleichzeitig ergänzt.

A.3 Schriftarten

Die Website verwendet die Schriften Outfit, Work Sans und JetBrains Mono. Wir liefern sie von unserem eigenen Server aus; es wird dafür keine Verbindung zu Google oder anderen Dritten aufgebaut.

A.4 Demo-Anruf und Kontakt

Auf der Website findest du eine Telefonnummer für einen Demo-Anruf. Für diesen Anruf gilt Teil C, Verantwortlicher ist dabei die because we care GmbH selbst. Wenn du uns per Mail schreibst, verarbeiten wir deine Angaben zur Beantwortung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO) und löschen sie, sobald die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht, spätestens nach zwölf Monaten.

A.5 Fehlerberichte

Tritt auf der Website oder im Portal ein technischer Fehler auf, übermittelt die Seite eine Fehlermeldung mit technischen Angaben (Fehlertext, Seitenpfad, Browser) an unsere Entwicklungsplattform Lovable, damit wir den Fehler beheben können. Es werden keine Eingaben aus Formularen übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

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Teil B: Portalkonto und Vertrag

Dieser Teil gilt für dich, wenn du für deinen Betrieb ein klingl-Konto anlegst.

B.1 Registrierung und Konto

Wir verarbeiten Name deines Betriebs, deinen Namen, Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), Zeitpunkt und Textversion deiner Zustimmung zu Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung sowie die Bestätigung deiner Mail-Adresse (Double-Opt-in). Zweck ist die Einrichtung und der Betrieb deines Kontos. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und für die Protokollierung der Zustimmung unsere Nachweispflicht (Art. 7 Abs. 1 DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).

Bei der Registrierung kannst du getrennt und freiwillig zustimmen, dass wir dich per Mail über Neuerungen bei klingl informieren. Diese Einwilligung kannst du jederzeit im Portal unter „Datenschutz" oder über den Abmeldelink in jeder Mail widerrufen. Ohne Einwilligung informieren wir bestehende Kunden nur im Rahmen des § 174 Abs. 4 TKG 2021 über ähnliche eigene Leistungen, mit Widerspruchsmöglichkeit in jeder Nachricht.

B.2 Einrichtung des Assistenten

Was du im Portal einträgst (Beruf, Anzeigename, Begrüßung, Leistungen, Wissensstand, hochgeladene Dokumente, Tonfall, Abwesenheiten, Rufnummern, SMS-Absender), verarbeiten wir, um deinen Assistenten zu betreiben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Hochgeladene Dokumente (PDF, Word) werden in Textabschnitte zerlegt und daraus wird ein Entwurf für dein Wissensfeld erstellt. Für diesen Entwurf nutzen wir ein Sprachmodell eines europäischen Anbieters auf Servern in der EU; der Anbieter verwendet die Inhalte nicht für eigene Zwecke. Lade trotzdem keine Dokumente mit personenbezogenen Daten Dritter hoch, die dafür nicht vorgesehen sind. Du kannst Dokumente jederzeit im Portal löschen.

B.3 Zahlung

Die Abrechnung läuft über Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland. Stripe erhält Name, Mail-Adresse, Rechnungsanschrift und Zahlungsdaten; deine Kartendaten sehen wir nicht. Wir speichern die Stripe-Kundennummer, den Tarif, den Zeitraum und den Status des Abonnements. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung der Buchungsbelege Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 132 BAO (sieben Jahre). Stripe ist für die Zahlungsabwicklung eigenständiger Verantwortlicher; die Datenschutzhinweise von Stripe findest du unter https://stripe.com/at/privacy.

B.4 Verbrauch und Gesprächsübersicht

Für die Abrechnung zählen wir je Gespräch Beginn, Ende, Dauer in aufgerundeten Minuten, Betriebsart und Ergebnis (zum Beispiel „Anliegen aufgenommen", „verabschiedet") sowie versandte SMS. Die Rufnummer des Anrufers wird dir im Portal nur gekürzt angezeigt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Verbrauchsdaten heben wir für die Dauer des Vertrags und danach im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrung auf.

B.5 Nachversand

Verspricht dein Assistent einem Anrufer eine Antwort per SMS oder Mail, speichern wir Frage, gewünschten Weg, Rufnummer oder Mail-Adresse des Anrufers und den Bearbeitungsstand in deiner Nachversand-Liste. Diese Daten verarbeiten wir in deinem Auftrag (Teil C). Erledigte Einträge löschen wir 90 Tage nach Erledigung, offene Einträge spätestens 180 Tage nach Eingang.

B.6 Protokoll und Sicherheit

Änderungen an sicherheitsrelevanten Einstellungen (Rufnummern, SMS-Absender, Mitgliedschaften, Tarif) protokollieren wir mit Zeitpunkt und Benutzer, um Missbrauch nachvollziehen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei Anzeichen von Missbrauch können Rufnummern oder Netzwerkadressen gesperrt werden; gespeichert wird dabei nur ein Hash-Wert und der Grund.

B.7 Löschung des Kontos

Du kannst dein Konto jederzeit im Portal kündigen und die Löschung verlangen. Nach Vertragsende löschen wir Kontodaten, Einstellungen, Wissensdokumente und Nachversand-Einträge innerhalb von 30 Tagen. Ausgenommen sind Belege, die wir steuerrechtlich sieben Jahre aufbewahren müssen, und Protokolle, die wir zur Abwehr von Ansprüchen bis zum Ablauf der Verjährung (drei Jahre) benötigen. Sicherungskopien werden nach spätestens sieben Tagen überschrieben.

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Teil C: Anrufe beim Telefonassistenten

Dieser Teil gilt, wenn du bei einem Betrieb anrufst, der klingl nutzt, und der Assistent abhebt. Er gilt sinngemäß auch für die Demo-Nummern der because we care GmbH.

C.1 Wer ist verantwortlich

Der Betrieb, den du anrufst, entscheidet, dass er einen Telefonassistenten einsetzt und welche Angaben dieser aufnimmt. Er ist deshalb datenschutzrechtlich Verantwortlicher für dein Gespräch. Die because we care GmbH betreibt den Assistenten in seinem Auftrag als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Für Auskünfte zu deinem Gespräch wende dich an den Betrieb; wir unterstützen ihn dabei. Bei den Demo-Nummern sind wir selbst Verantwortlicher.

C.2 Was im Gespräch passiert

Der Assistent sagt zu Beginn, dass er ein digitaler Assistent ist. Deine Sprache wird in Echtzeit in Text umgewandelt, ein Sprachmodell formuliert die Antwort, eine Sprachausgabe spricht sie. Das Gespräch wird nicht aufgezeichnet; es gibt keine Tonaufnahme. Der Assistent nimmt nur auf, was für das Anliegen nötig ist, zum Beispiel deinen Namen, eine Rückrufnummer, die Postleitzahl und dein Anliegen in kurzen Worten. Er fragt nicht nach Gesundheitsdaten; wenn du von dir aus Gesundheitliches schilderst, etwa bei einem Pflegedienst, wird es nur so weit festgehalten, wie es für den Rückruf des Betriebs nötig ist (Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit dem Vertrag des Betriebs, sonst Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO durch deine freiwillige Angabe).

C.3 Welche Daten wohin gehen

Deine Rufnummer: Sie wird für die SMS-Bestätigung und den Rückruf verwendet und im Portal des Betriebs nur gekürzt angezeigt. Dein Anliegen: Es geht als kurzer Text an den Betrieb (Portal, Mail oder das angebundene Vermittlungssystem des Betriebs). Bestätigungs-SMS: Wenn der Betrieb SMS eingeschaltet hat und du von einem Mobiltelefon anrufst, bekommst du eine kurze Bestätigung. Absender ist der Betrieb. Nachversand: Kann der Assistent eine Frage nicht sicher beantworten, bietet er an, die Antwort per SMS oder Mail nachzuschicken. Frage und Kontaktweg landen dann beim Betrieb, der sie beantwortet.

Zwischenspeicher: Während des Gesprächs hält der Assistent den Gesprächsverlauf im Arbeitsspeicher. Ein technisches Journal auf unserem Server in Österreich, das der Fehlersuche dient, wird nach fünf Werktagen gelöscht.

C.4 Dienstleister für die Sprachverarbeitung

Für Spracherkennung, Sprachmodell und Sprachausgabe setzen wir spezialisierte Anbieter als weitere Auftragsverarbeiter ein. Der Server des Assistenten steht in Österreich. Die Spracherkennung erfolgt bei einem Anbieter im Vereinigten Königreich (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission), das Sprachmodell bei einem europäischen Anbieter auf Servern in der EU, die Sprachausgabe bei einem Anbieter auf Servern in der EU. Die Telefonverbindung selbst stellt ein Telekommunikationsanbieter mit Sitz in der EU her. Keiner dieser Anbieter darf deine Gesprächsinhalte für eigene Zwecke, insbesondere nicht zum Training von Modellen, verwenden. Die namentliche Liste erhält jeder Betrieb mit seinem Auftragsverarbeitungsvertrag; als Anrufer kannst du sie beim Betrieb oder bei uns unter datenschutz@because-we.care erfragen.

C.5 Rechtsgrundlage und Speicherdauer

Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse des Betriebs, erreichbar zu sein und dein Anliegen aufzunehmen, sowie die Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Wie lange der Betrieb dein Anliegen aufbewahrt, entscheidet der Betrieb. Bei uns bleiben Gesprächs-Metadaten (Zeit, Dauer, Ergebnis) für die Abrechnung und das Journal fünf Werktage.

C.6 Was du tun kannst

Du kannst jederzeit auflegen; dann wird nichts weitergegeben, was nicht bereits an den Betrieb übermittelt wurde. Du kannst den Assistenten bitten, nichts zu notieren. Du kannst dem Betrieb gegenüber alle Rechte aus Teil D geltend machen.

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Teil D: Für alle

D.1 Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Schreib dazu an datenschutz@because-we.care. Wenn du meinst, dass wir gegen Datenschutzrecht verstoßen, kannst du dich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Barichgasse 40-42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, https://www.dsb.gv.at.

D.2 Empfänger

Neben den in Teil A bis C genannten Anbietern geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder du eingewilligt hast. Steuerberatung und Rechtsberatung erhalten Zugang zu Belegen im Rahmen ihrer Aufgaben.

D.3 Verarbeitung außerhalb der EU

Der Betrieb der Website, des Portals und des Telefonassistenten findet in der EU, in Österreich und im Vereinigten Königreich statt. Auch die Text-Entwürfe für das Wissensfeld und für Nachversand-Antworten erstellt ein Sprachmodell eines europäischen Anbieters auf Servern in der EU. Eine Ausnahme gibt es: Unsere Entwicklungs- und Hosting-Plattform Lovable hat ihren Sitz außerhalb der EU; die Daten selbst liegen in der EU, Support-Zugriffe von außerhalb der EU sind aber möglich. Dafür gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

D.4 Automatisierte Entscheidungen

Der Telefonassistent trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für dich. Er nimmt Anliegen auf und gibt Auskünfte; jede Entscheidung trifft danach ein Mensch im Betrieb.

D.5 Sicherheit

Verbindungen sind verschlüsselt (TLS). Zugriffe auf Kontodaten sind auf Mitglieder des jeweiligen Kontos beschränkt und werden auf Datenbankebene erzwungen. Schlüssel zu Drittdiensten liegen nicht im Browser. Sicherungskopien sind verschlüsselt. Unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen beschreiben wir in Anlage 1 zum Auftragsverarbeitungsvertrag.

D.6 Änderungen

Wenn wir diese Erklärung ändern, veröffentlichen wir die neue Version hier mit Datum. Betriebe mit Konto informieren wir per Mail, wenn sich etwas Wesentliches ändert, und bitten bei der nächsten Anmeldung um erneute Kenntnisnahme.